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In der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage, die in der Abrechnung aufzunehmen ist, sind die tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Rücklage als Einnahmen darzustellen und zusätzlich auch die geschuldeten Zahlungen anzugeben.

Der Soll-Betrag der beschlossenen Zuführung zur Instandhaltungsrücklage darf nicht als nur fiktive Ausgabe angesetzt werden. Die tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage sind in der Abrechnung weder als Ausgabe noch als sonstige Kosten, zu buchen. Insbesondere darf nicht bei der Darstellung der Rücklage der Soll-Betrag als Zugang nachvollzogen werden, obwohl der Ist-Eingang geringer ist.

In die Jahresgesamtabrechnung sind alle im Abrechnungszeitraum geleisteten Zahlungen, die im Zusammenhang mit der Anschaffung von Brennstoff stehen, aufzunehmen. Für die Verteilung in den Einzelabrechnungen sind dagegen die Kosten des im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbrauchten Brennstoffs maßgeblich.

Eine fehlerhafte Erstellung der Jahresabrechnung gehört zu den Tatbeständen, die eine Kostenhaftung des Verwalters gem. § 49 Abs. 2 WEG auslösen können.